Під час війни багато роботодавців зіштовхнулися із ситуацією, коли працівники переїхали до іншої місцевості або країни, тому потрібно звільнити працівника (якщо робота потребує присутності виконавця). Або ж працівник сам хоче звільнитися через зміну життєвих обставин. Кодекс законів про працю (далі — КЗпП) передбачає, що трудовий договір може бути припинений:

– з ініціативи працівника — стаття 38 КЗпП;

– з ініціативи роботодавця — статті 40 та 41 КЗпП;

– за угодою сторін — пункт 1 частини 1 статті 36 КЗпП;

– через закінчення строку — пункт 2 частини 1 статті 36 КЗпП.

Незважаючи на те, якою стороною ініційовано звільнення, можна виокремити деякі його особливості залежності від процесу обміну документами. Згідно зі статтею 14 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронний документообіг», електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу. Використання електронного документа у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством. Відповідно до частини третьої статті 29 КЗпП, ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису (далі — електронний підпис). У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника. Частина 2 статті 7 Закону України від 15 березня 2022 року № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» на період воєнного стану надає можливість сторонам встановити будь-який доступний спосіб електронної комунікації за спільною згодою не обмежуючись трудовим договором. Згідно із Законом України від 5 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги», електронний підпис — електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис. Тобто електронний підпис прирівнюється до особистого підпису людини, а також містить ідентифікаційні її дані, які дають змогу однозначно встановити особу підписанта. За Законом України від 16 грудня 2020 року № 1089-IX «Про електронні комунікації», електронна комунікаційна мережа — комплекс технічних засобів електронних комунікацій та споруд, призначених для послуг, що полягають в прийманні та/або передачі інформації. Тобто мається на увазі використання email, месенджерів, програм для обміну документами тощо. Отже, трудове законодавство дає можливість працівнику та роботодавцю обмінятися трудовими документами (заявами, додатковими угодами та наказами) шляхом їх пересилання через email, месенджери, програми для обміну документами, у разі проставлення обома сторонами електронних підписів на таких документах. Такий механізм працює для сторін у разі, якщо вони не мають претензій одна до одної, тобто здебільшого у процесі звільнення за згодою сторін або за ініціативи працівника. Тому процедура звільнення за власним бажанням виглядає так:

1) працівник направляє заяву роботодавцю, підписану електронним підписом;

2) роботодавець видає наказ про звільнення, підписує його електронним підписом та направляє працівнику для ознайомлення;

3) деякі програми електронного документообороту надають можливість підписання одного документа двома сторонами, тому в разі отримання працівником такого наказу, він має поставити електронний підпис про ознайомлення. А в разі відсутності такого програмного забезпечення, радимо отримати від працівника заяву про ознайомлення із наказом про звільнення, підписану його електронним підписом. Для використання механізму звільнення працівника з ініціативи роботодавця шляхом направлення йому наказів, повідомлень, доган підписаних електронним підписом, має бути затверджений порядок обміну документами через email, месенджери, програми. У ньому обов’язково потрібно закріпити момент, в який працівник вважається ознайомленим із трудовими документами. Адже саме з цього моменту будуть розпочинати відлік строки передбачені трудовим законодавством.

Звільнення шляхом обміну відсканованими документами

Для обміну відсканованою трудовою документацією без проставлення електронного підпису потрібно закріпити порядок обміну такою документацією. Працівник має бути ознайомлений із цим порядком під підпис. У порядку обов’язково потрібно передбачити момент ознайомлення працівника із трудовою документацією. Бажано закріпити за працівником email та номер телефону в трудовому договорі, адже в момент його підписання особа ідентифікує себе та підтверджує, що такий засіб комунікації буде використовуватися ним під час виконання договору. Лише за дотримання таких рекомендацій у разі виникнення конфліктної ситуації між сторонами, у судовому процесі можна довести, що певна особа у певний момент ознайомлена із трудовими документами.

Звільнення у разі відсутності порядку електронної комунікації

Якщо порядок електронної комунікації відсутній, то обмін трудовими документами між роботодавцем та працівником має відбуватися засобами поштового зв’язку. Так, Касаційний цивільний суд у складі Верховного Суду у постанові від 03 грудня 2018 року № 686/21222/16-ц висловив таку позицію: «За відсутності попередньої згоди сторін трудових правовідносин на обмін офіційними документами засобами електронного зв’язку, такі документи мають подаватись у паперовій формі з оригінальним підписом автора документа, оскільки направлення заяви засобами електронного зв’язку не дає можливості іншій стороні встановити справжнє волевиявлення заявника». Важливим питанням у цьому випадку є момент, з якого обраховуються строки. Так, у разі направлення засобами поштового зв’язку заяви про звільнення строк звільнення (два тижні) розпочнеться лише тоді, коли роботодавець отримає зазначену заяву. У разі якщо працівник має виключні підстави для розірвання трудового договору без двотижневого терміну, то в заяві потрібно їх вказати та зазначити момент, з якого працівник просить розірвати трудовий договір. Серед таких обставин можна назвати:

• переїзд на нове місце проживання;
• переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість;
• вступ до закладу освіти;
• неможливість проживання у даній місцевості, підтверджена медичним висновком;
• вагітність;
• догляд за дитиною до досягнення нею чотирнадцятирічного віку або дитиною з інвалідністю;
• догляд за хворим членом сім’ї відповідно до медичного висновку або особою з інвалідністю I • групи;
• вихід на пенсію;
• прийняття на роботу за конкурсом;
• інші причини.

Відтак переїзд працівника на нове місце проживання може слугувати причиною для звільнення без дотримання двотижневого строку звільнення за ініціативою працівника. Моментом звільнення у цьому разі буде дата, яку вкаже сам працівник у заяві, наприклад, дату наступну за днем отримання роботодавцем заяви про звільнення.

Щодо видачі трудової книжки

До постанови Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 року № 301 «Про трудові книжки працівників» не вносилися зміни з 2018 року. Тобто на сьогодні постанова передбачає обов’язок роботодавця повернути трудову книжку працівнику, у разі якщо книжка зберігається у роботодавця, під підпис в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них та особовій картці. Нагадаємо, що з 2021 року роботодавці ведуть облік трудової діяльності в електронній формі, при цьому паперова трудова книжка може зберігатися як у працівника, так і роботодавця, а записи до неї вносяться роботодавцем на вимогу працівника. У разі якщо трудова книжка зберігається у роботодавця, то, відповідно до пункту 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58), роботодавець зобов’язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення. Відповідно до п. 4.2 Інструкції № 58, якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою допускається тільки за письмовою згодою працівника. Отже, радимо передбачити у заяві про звільнення намір працівника отримати трудову книжку засобами поштового зв’язку. Варто також зазначити, що трудові книжки заборонено пересилати засобами міжнародного поштового зв’язку, відповідно до пункту 37 Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 року № 270. Отже, у разі наявності заяви або згоди працівника на пересилання йому трудової книжки, вона може бути відправлена лише поштовим відправленням по Україні. Катерина Затулко, старший юрист Адвокатського об’єднання «EXPATPRO», адвокат.  За матеріалами kadrovik.ua