Відповідно до п. 44.5 ст. 44 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пп. 44.1 і 44.3 ст. 44 ПКУ, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому ПКУ для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень.

Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу. При наданні платником податків у порядку та строки, визначені абзацом першим п. 44.5 ст. 44 ПКУ, повідомлення та неможливості проведення перевірки платника податків у зв’язку з втратою, пошкодженням або достроковим знищенням платником податків документів строки проведення таких перевірок (крім перевірок, визначених ст. 200 ПКУ) переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених цим підпунктом строків, але на строк не більше ніж 120 днів. Пунктом 85.9 ст. 85 ПКУ встановлено, що у разі коли до початку або під час проведення перевірки оригінали первинних документів, облікових та інших регістрів, фінансової та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів, а також виконання вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, були вилучені правоохоронними та іншими органами, зазначені органи зобов’язані надати для проведення перевірки контролюючому органу копії зазначених документів або забезпечити доступ до перевірки таких документів. Такі копії, засвідчені печаткою та підписами посадових (службових) осіб правоохоронних та інших органів, якими було здійснено вилучення оригіналів документів, або яким було забезпечено доступ до перевірки вилучених документів, повинні бути надані протягом трьох робочих днів з дня отримання письмового запиту контролюючого органу. Якщо документи, зазначені в абзаці першому п. 85.9 ст. 85 ПКУ, було вилучено правоохоронними та іншими органами, терміни проведення такої перевірки, у тому числі розпочатої, переносяться до дати отримання вказаних копій документів або забезпечення доступу до них. Згідно з п.п 1.2.6 п. 1.2 розд. І Методичних рекомендацій щодо порядку взаємодії між підрозділами органів державної податкової служби при організації, проведенні та реалізації матеріалів перевірок платників податків, затверджених наказом Державної податкової служби України від 04.09.2020 № 470 зі змінами та доповненнями (далі – Методичні рекомендації № 470), за рішенням керівника (його заступника або уповноваженої особи) територіального органу ДПС, який здійснює (очолює) перевірку, терміни проведення документальної планової або позапланової перевірки платника податків можуть бути перенесені у випадках та на строк, які визначені п. 44.5 ст. 44 ПКУ (крім перевірок, визначених ст. 200 ПКУ) та п. 85.9 ст. 85 ПКУ. Про перенесення термінів проведення перевірки видається відповідний наказ із зазначенням строку та обставин, що спричинили таке перенесення, копія якого вручається платнику податків (посадовим особам платника податків або його законним (уповноваженим) представникам) під підпис або надсилається у порядку, передбаченому ст. 42 ПКУ. Такий наказ видається на підставі складеного посадовими особами територіального органу ДПС акта про неможливість проведення перевірки довільної форми, у якому зафіксовано документально підтверджені факти, що призвели до неможливості проведення перевірки у терміни, вказані у направленні та наказі. Абзацом другим п.п 1.2.7 п. 1.2 розд. І Методичних рекомендацій № 470 встановлено, що у разі якщо після видання територіальним органом ДПС наказу про проведення перевірки платника податків виникли або виявлені обставини, які остаточно унеможливлюють її проведення (наприклад, у зв’язку із припиненням діяльності платника податків, спливом визначених законодавством термінів давності для проведення перевірки тощо) на підставі цього наказу, керівником структурного підрозділу, що повинен здійснювати (очолювати) таку перевірку, готується доповідна (службова) записка на ім’я керівника (заступника керівника, уповноваженої особи) органу ДПС, який видавав цей наказ, з наведенням обставин, що унеможливлюють його реалізацію та проведення перевірки. У цьому випадку на підставі зазначеної доповідної записки видається відповідний наказ про скасування наказу на проведення перевірки як такого, що нереалізований. Коли при організації документальної планової та позапланової виїзної або фактичної перевірки встановлено неможливість її проведення (у тому числі у зв’язку з відсутністю платника податків (посадових осіб платника податків або його законних (уповноважених) представників) за податковою адресою та/або адресою об’єктів оподаткування) посадовими (службовими) особами територіального органу ДПС/апарату ДПС, невідкладно складається у двох примірниках у довільній формі та підписується акт про неможливість проведення перевірки, що засвідчує цей факт (абзац перший п.п 1.4.5 п. 1.4 розд. І Методичних рекомендацій № 470). При отриманні органом ДПС від відповідного органу інформації щодо встановлення місцезнаходження платника податків, структурним підрозділом, який здійснює (очолює) перевірку (ініціатором запиту), вживаються заходи з організації та проведення перевірки платника податків, у разі отримання відповіді про невстановлення місця знаходження платника податків за його місцезнаходженням – вживаються заходи щодо встановлення місця знаходження платника податків до настання обставин, які унеможливлюють проведення відповідної перевірки (наприклад, у зв’язку з припиненням діяльності платника податків, спливом визначених законодавством термінів давності для проведення перевірки тощо) (абзац дванадцятий п.п 1.4.5 п. 1.4 розд. І Методичних рекомендацій № 470). Отже, терміни проведення документальної планової або позапланової перевірки переносяться у зв’язку з втратою, пошкодженням, достроковим знищенням документів або вилученням документів правоохоронними та іншими органами, відсутністю платника податків за своїм місцезнаходженням. Інших випадків перенесення термінів проведення документальних планових або позапланових перевірок не передбачено. Водночас за умови наявності поважних причин, як мобілізація до лав Збройних сил України, хвороба, тощо, фізична особа – підприємець має право надіслати листа до органу ДПС з проханням перенесення строку документальної перевірки, виклавши причини неможливості її проведення.